سازمان ها از افرادی تشکیل شده است که در راستای اهداف آن با هم همکاری کرده و وظایف خود را به صورت فردی و گروهی با یکدیگر هماهنگ می‌کنند تا به نتایج مورد نظر برسند. مدیریت تسک های روزانه و تعامل بهتر بین افراد سازمان، به ابزاری نیاز دارد که افراد از طریق آن بتوانند، در عین همکاری با هم، سریع تر وظایف خود را انجام دهند. این کار با اتوماسیون اداری امکان پذیر است.
اتوماسیون اداری
office automation به متصل کردن اطلاعات کامپیوتر های یک سازمان می گویند که به کمک شبکه و یا استفاده از یک نرم افزار مشترک که با استفاده از آن اطلاعاتی مانند نامه ها، آمار ها و تسک های روزانه در آن قرار می دهند.
انواع اتوماسیون اداری
- تحت وب
- نرم افزار
وظایف
سه وظیفه مهم دارد که عبارتند از:
-
ذخیره اطلاعات
اولین وظیفه اتماسیون های اداری ذخیره اطلاعاتی مانند ثبت فرم ها و مستندات است.
-
جابجایی داده ها
-
مدیریت داده ها
معمولا برای پیگیری داده های کوتاه مدت و بلند مدت استفاده می شود. سیستم مدیریت وظایف، از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی، پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمان را نظارت و کنترل می‌کند.
مزایا
- امکان انجام کار های اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار)
- امکان استفاده بهینه از زمان با اتوماسیون اداری
- حذف مکاتبات کاغذی در سازمان
- اسناد و مدارک مورد نیاز در حجم کمتر و امنیت بیشتر
- اشتباه کردن در ثبت اسناد به حداقل می رسد
- امکان مدیریت دقیق بر عملکرد کارکنان
- امکان تعامل الکترونیکی با دیگر سازمان ها
- امکان جست‌وجوی سریع تر مدارک با اتوماسیون اداری
طراحی اتوماسیون اداری
تیم ژیپان داینامیک با طراحی اتوماسیون اداری تحت وب و طراحی نرم افزار، این کار را راحت کرده. هر سازمان برای پیشرفت در کار خود و پیش بردن سریع تر کارها به اتوماسیون اداری نیاز دارد.
آخرین دیدگاهها