ساخت اتوماسیون اداری
ساخت اتوماسیون اداری چگونه است؟ برای طراحی سیستم اتوماسیون اداری بهتر است چه کارهایی انجام بدهیم؟ در این مقاله به این موضوع می‌پردازیم که طراحی و پیاده سازی اتوماسیون اداری چه تغییراتی در سازمان یا اداره ها ایجاد می‌کند. طراحی و اتوماسیون اداری اختصاصی چه ویژگی‌هایی دارد؟
اتو ماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری پردازش و مشاهده داده‌ها بادقت بالا و بدون داشتن غلط و بدون دخالت انسان انجام می‌شود. در اتوماسیون از ابزارها برای جمع‌آوری و ذخیره، تجزیه و تحلیل؛ اشتراک گذاری داده‌های محرمانه اداری که برای بهتر انجام دادن وظایف و فرایندهای روزانه استفاده می‌شود.
همانطور که می‌دانید فناوری نقش مهمی در زندگی روزمره و یا حتی کارهای اداری دارد. یادداشت‌ها جای خود را به ایمیل‌ها و درایوها جایگزین قفسه پرونده‌ها شدند و … از مواردی است که با اتماسیون شدن ادارات شاهد آنها خواهیم بود.
به تعریفی دیگر میتوان اوتماسیون اداری را اینگونه هم تعریف کرد: استفاده از یک نرم‌افزار مشتکر مبنی بر بستر شبکه که به منظور ذخیره اطلاعات و تجزیه و وتحلیل آنها و…. مورد استفاده قرار می‌گیرد.
وظایف اوتوماسیون اداری:
به وظایفی که اتوماسیون اداری دارد میتوان به ذخیره، مدیریت، تبادل داده‌ها و اطلاعات اشاره کرد. در ادامه به اختصار به آنها می‌پردازیم:
- ذخیره اطلاعات : ذخیره اطلاعات اولین بخش ساخت اتوماسیون اداری می‌باشد. ثبت فرم‌ها و تصاویر و فایل‌ها همه و همه جزو ذخیره اطلاعات است.
- تبادل داده‌ها: از داده‌ها میتوان به پست‌های الکترونیکی، پست صوتی و نمونه از این موارد اشاره کرد. برای نشان دادن مشارکت در اتوماسیون اداری میتوان به انتقال الکترونیکی اشاره کرد که تبادل داده‌ها را بین کاربران ایجاد می‌کند.
- مدیریت داده‌ها: برای دسترسی به داده‌های بلند مدت و کوتاه مدت از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می‌شود.
مزایای طراحی و پیاده سازی اتوماسیون اداری:
- کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در انرژی
- در دسترس بودن داده‌ها
- پیگیری و مشخص کردن وظایف کارکنان به صورت مجزا
- استفاده بهینه از زمان
- عدم بوجود آمدن اشتباهات دستی
- افزایش سرعت کارها و بازدهی بهتر
- امنیت اطلاعات
- و…
با ساخت اتوماسیون ادرای ما به بخش‌های زیر دست پیدا می‌کنیم:
دبیرخانه: فرایندهای ارجاع،ثبت نامه،کارکنان،کارتابل و بایگانی مربوط به دبیرخانه است. اصلی‌ترین بخش ساخت اتوماسیون اداری دبیرخانه است. ابزارهای موجود در دبیرخانه، ایمیل سرور، اسکنر، مودم و… است که در طراحی و پیاده سازی اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند.
فرم ساز: فعالیت‌های اداری معمولا یا بیشتر به صورت فرم هستند. پس ما باید امکان ردیابی و مدیرت فرم‌ها را در بخش طراحی اتوماسیون اداری داشته باشیم.
مدیریت جلسات: یکی از مشکلات اداره‌ها تنظیم زمان است. برای مدیرت زمان جلسات و اتفاق‌های پیش آمده شاید بتوانید بر روی کاغذ آنها را در نظر بگیرید اما این زمانبندی‌ها به دقیقی ساخت اتوماسیون اداری نیست.
بایگانی و ذخیره اطلاعات: در ادارات چنین بخشی نیاز به یک مکان تقریبا بزرگ دارد که اطلاعات در آنجا بایگانی شود. در این صورت هم مکان زیادی اشغال می‌شود و هم زمان دسترسی به اطلاعات زیاد است. با طراحی و پیاده سازی اتوماسیون اداری این مشکل نیز حل می‌شود.
گزارشات: تهیه گزارش نشان دهنده پیشرف یا پسرفت یک کار است که میتوان با ایجاد یک چارچوب عالی آن را مدیریت کرد.
طراحی اتوماسیون اداری اختصاصی (پیشرفته)
مدیریت پروژه: در ادارات می‌توانیم فعالیت هر شخص را به صورت یک پروژه تعریف کنیم. با این کار اولویت و زمانبندی‌ها نیز مشخص می‌شود.
دریافت و ارسال ایمیل و فکس: در طراحی اتوماسیون اداری اختصاصی ما امکان ارسال گروهی فکس‌ها و ایمیل‌ها را نیز دارید.
حضور و غیاب: کنترل ورود و خروج کاربران ادارات و دلیل غیبت‌ها را می‌توانید به راحتی کنترل کنید.
ارتباط تصویری: برای جلساتی که مسیر آنها دور است میتوان از این امکان نیز استفاده کرد.